Als ZZP’er krijg je regelmatig te maken met potentiële klanten, die op zoek zijn naar iemand om een opdracht uit te voeren. Deze opdracht wil jij natuurlijk binnenhalen. Waar deze klanten hun zoektocht vaak mee beginnen is het aanvragen van een offerte, waarin ondernemers hun producten of diensten omschrijven, inclusief kostenplaatje. Een overzichtelijke, professionele offerte kan hét verschil maken bij het overtuigen van potentiële klanten om voor jouw product of service te kiezen. Het loont dan ook enorm om hier aandacht aan te besteden: jouw offerte werkt als visitekaartje. Een goede offerte straalt af op jou als ondernemer en is dus een unieke kans om een positieve indruk achter te laten! Vandaag nemen we jou mee, op weg naar een professionele offerte.

Een professionele offerte begint bij de inhoud, maar waar moet die inhoud uit bestaan? De volgende zaken zijn onmisbaar in elke offerte: jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de datum dat de offerte is opgesteld, het offertenummer en een prijsopgave. Daarnaast is het, met name wanneer je met jaarlijkse prijsaanpassingen werkt, belangrijk om de geldigheidsduur van de offerte aan te geven. Dit voorkomt dat je een jaar na het opstellen van de offerte vastgepind wordt aan de prijs die je destijds hebt opgesteld. Bij het opstellen van de prijsopgave is het noodzakelijk om een compleet beeld van de kosten weer te geven. Denk hierbij aan het toevoegen van eventuele reiskosten en kosten voor benodigde materialen. Geef ook duidelijk aan of de genoemde bedragen inclusief of exclusief BTW zijn! Zo weet de klant waar hij aan toe is en zit jij achteraf niet met onvolledig betaalde rekeningen.

In de daadwerkelijke tekst van een offerte is het belangrijk dat je duidelijk maakt dat je de vraag van de klant begrijpt. Dit kun je doen door de vraag van de klant samen te vatten. Verwijs hierbij naar jullie eerdere contact: dit maakt de offerte persoonlijker. Aarzel niet om de voordelen van jouw bedrijf te noemen. Als de klant ziet dat jij in jezelf gelooft, gaan zij dit ook sneller doen. Om onduidelijkheid achteraf te voorkomen moet je in de offerte duidelijk vermelden welke afspraken en voorwaarden overeengekomen zijn. Tenslotte sluit je af met een persoonlijke boodschap, die de klant tot actie prikkelt.

Wanneer de inhoud van je offerte in orde is, kun je je op de opmaak richten. Wanneer je Word of Excel gebruikt, zorg dan voor goede uitlijning van de bedragen. Hiervoor kun je Tabs gebruiken om alles netjes onder elkaar te zetten. Om duidelijk te maken wat het totaalbedrag is, is het handig om dit bedrag onder een streep te zetten. Hierbij is het opnieuw belangrijk om aan te geven of dit inclusief of exclusief BTW is. Voor het design van je offerte moet je zoveel mogelijk gebruik maken van je huisstijl. Dit zorgt voor herkenbaarheid van je bedrijf. Let wel op: hou het rustig qua kleur! Je wil tenslotte een offerte die prettig leesbaar is. Wanneer je offerte helemaal klaar is, lees je hem voor het versturen nogmaals helemaal door. Lopen de zinnen, is het fijn om te lezen? Na deze laatste check sla je de offerte op als PDF en is hij klaar om de deur uit te gaan.

Hieronder nog een paar tips bij het maken van een ijzersterke offerte:

  • Hou het kort – maak je offerte nooit langer dan 2 A4tjes
  • Logische opbouw – begin met de opening, leg uit wat jouw bedrijf doet, geef mogelijke varianten hiervan, doe een aanbeveling van de meest geschikte variant, noem de prijs en sluit af met een afspraak om contact op te nemen
  • Gebruik geen vaktermen – maak het zo makkelijk mogelijk voor de potentiële klant
  • Niet te veel tekst – te veel tekst leidt af van de kern van jouw offerte